Desarrollarse profesionalmente en el ámbito empresarial requiere aprender cosas nuevas en todo momento, sobre todo lo que tiene que ver con el llenado de documentos que se relacionan con las transacciones, como sucede con los que son necesarios para el traslado de una mercancía o pedido.
Existen muchos documentos que todavía los que trabajan con ellos diariamente desconocen cómo rellenarlos, tal es el caso del albarán dentro del ámbito de una empresa de transporte, algo que puede dificultar en gran medida su labor dentro de la empresa, y que es de suma importancia para su buen desarrollo.
Considerando lo importante que es el documento mencionado, en este post te vamos a decir qué es un albarán y cómo rellenarlo de forma correcta, para que el día de mañana ya sepas todo sobre el mismo, y que no tengas que seguir sufriendo preguntándole a los demás lo que debes hacer.
¿Qué es un albarán?
Lo primero que tienes que saber sobre este documento es que de forma sencilla podemos indicarte que se trata de un documento mercantil, el cual sirve para acreditar detalladamente la entrega de una mercancía, por lo que es utilizado por las empresas que necesitan hacer un envío a algún lugar, tal y como ocurre con las del sector de logística.
El albarán es un documento que llena la persona o empresa que envía la mercancía al destinatario, y este último tiene que firmarlo para constatar que haya recibido la misma, así que ambas partes son importantes para garantizar que los datos ahí escritos estén correctos en su totalidad.
Una vez que el vendedor ha firmado el albarán, este puede proceder a realizar la factura correspondiente de la mercancía, ya que fue recibida completamente, y el mismo se encuentra satisfecho con los datos descritos en ese documento.
En cuanto al comprador, al firmar el albarán acredita que recibió el pedido, así que el documento se convierte en uno de gestión de la mercancía, necesario en todo lo que tiene que ver con las transacciones comerciales.
¿Cómo rellenar un albarán?
Ahora que conoces lo que es un albarán, es necesario que también tengas el conocimiento de cómo rellenarlo, los datos que ahí debes colocar, para que así esté completamente detallado como se debe, y que no exista ningún percance cuando tengas que hacerlo.
Es importante resaltar que no hay un modelo único de albarán, dependerá de la empresa que lo haya elaborado, pero los datos que te mencionaremos son los básicos, los que no pueden faltar, y precisamente son los que no debes olvidar rellenar cuando tengas que hacerlo.
1. Número de albarán
Para mantener un control de la cantidad de este documento que las empresas emiten, es necesario que el albarán esté numerado de forma correlativa, por lo que al momento del rellenado debes asegurarte de colocar el número que corresponda, ya que puedes ocasionar u descontrol si no se hace de forma correcta.
Para que no tengas problema con la numeración del albarán, te recomendamos verificar la numeración que tiene el anterior al que vas a rellenar, así podrás asegurarte de que sea el número correcto, y que no terminarás ocasionando un descontrol en ese sentido.
2. Datos del vendedor
Los siguientes datos a colocar en el albarán, son los del vendedor, todo lo que tiene que ver con el mismo, incluyendo principalmente sus nombres y apellidos, o en su defecto la razón social de la empresa encargada de la venta.
Además, necesitarás también rellenar el albarán con su NIF, número de teléfono, fax, página web y correo electrónico. Hay empresas que incluyen datos adicionales en este apartado, y otras suprimen el número de fax y la página web, así que debes verificar lo que te aparece en esa sección.
3. Datos del comprador
Inmediatamente después de los datos del vendedor, lo siguiente a rellenar en el albarán son los datos del comprador, que básicamente es una información similar a la descrita anteriormente, por lo que hablamos de que son necesarios sus nombres y apellidos, NIF, dirección, teléfono y correo electrónico.
Todos los datos mencionados, al igual que en el caso anterior, deben estar completamente correctos, no debe existir ningún error en los mismos, así que te recomendamos verificarlos muy bien para que no tengas inconvenientes con ellos.
4. Datos para la entrega del pedido
También se debe indicar en el albarán el lugar a donde se enviará la mercancía, lo cual debe hacerse de manera específica, ya que es esa dirección la que ayudará a que llegue a tiempo, según lo acordado entre el vendedor y el comprador.
En esta parte del albarán tienes que rellenar el lugar y la fecha exacta en la que se enviará el pedido, además de la fecha en la que se está emitiendo el albarán, para que así quede todo por escrito en cuanto al acuerdo suscrito por las partes.
5. Número de pedido
Otro dato importante que debes rellenar en el albarán es el número de pedido, que no tiene nada que ver con el número del albarán, todo dependerá de la empresa que emite el documento, por lo que te recomendamos verificar bien esta información.
6. Descripción del pedido
Y por último, pero lo más importante, tienes que detallar claramente los artículos que se entregarán al comprador, colocando su descripción, cantidad y el código que los identifica de forma única, además de todo lo que se relaciona con su coste e impuestos.
